Arbeitgeber, die dem Schweizer Arbeitsgesetz unterstehen, müssen grundsätzlich die für dessen Vollzug notwendigen Angaben zur Arbeitszeit bereithalten. Definierte Ausnahmen, vereinfachte Modelle und ein enger Verzichtstatbestand gelten.
Ordentliche Erfassung nach Art. 73 ArGV 1
Üblicherweise werden Identität und Beschäftigungszeitraum, tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Ausgleichs- und Überzeitarbeit samt zeitlicher Lage, relevante Pausen und Ruhetage sowie gesetzliche Zuschläge dokumentiert. Beginn und Ende sind deshalb im ordentlichen Modell wesentlich.
Mindestens fünf Jahre aufbewahren
Die für das Arbeitsgesetz erforderlichen Unterlagen müssen grundsätzlich mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden. Andere Rechts- oder Vertragspflichten können längere Fristen auslösen.
Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b
Für Mitarbeitende mit erheblicher Autonomie über ihre Arbeitszeit kann unter den gesetzlichen Bedingungen grundsätzlich die tägliche Gesamtdauer genügen. Nacht- und Sonntagsarbeit braucht weiterhin Beginn und Ende. Absprachen, Schutzmassnahmen und bei Betrieben unter 50 Personen ein dokumentiertes jährliches Arbeitsbelastungsgespräch sind wichtig.
Verzicht nach Art. 73a ist eng
Er gilt nur kumulativ bei anwendbarem GAV, hoher Arbeits- und Zeitautonomie, Bruttojahreseinkommen über CHF 120’000 einschliesslich Boni und individueller schriftlicher Zustimmung.
Keine bestimmte Technologie vorgeschrieben
Papier, Kalender, Excel, Software oder Smartphone können grundsätzlich verwendet werden, wenn die Aufzeichnungen der Realität entsprechen, überprüfbar sind und nötige Korrekturen möglich bleiben.
Datenschutz und Verhältnismässigkeit
Arbeitszeitdaten sind Personendaten. Arbeitgeber bleiben verantwortlich, müssen transparent, zweckgebunden und verhältnismässig bearbeiten und Zugriffe begrenzen. Systeme dürfen nicht hauptsächlich der Verhaltensüberwachung dienen.